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Boucler son année en toute sérénité

 En Suisse, le bouclement comptable est une obligation légale et fiscale. Toute entreprise doit établir un bilan et un compte de pertes et profits qui permettront d’établir une déclaration fiscale.

Nous arrivons aux derniers mois de l’année et il est temps de prendre quelques bonnes décisions pour entreprendre le bouclement de l’exercice en cours et de créer l’exercice suivant. Afin de vous accompagner dans cette transition, nous vous proposons une série de procédures qui pourront vous aider à faire cette dernière dans les meilleures conditions.

Avant d’ouvrir un nouvel exercice, il est primordial de s’assurer que tous vos documents commerciaux soient comptabilisés. Une seconde étape consiste à réconcilier certains comptes :

  1. Comptes de liquidités (Caisse, banque, poste, etc.) avec les relevés reçus des établissements bancaires : Comment réconcilier les comptes de mon institut financier avec Winbiz ?
  2. Comptes collectifs des débiteurs (créances envers des tiers …) avec l’échéancier disponible dans les ventes : Différence entre le solde de mon compte collectif débiteurs et mes postes ouverts ?
  3. Comptes collectifs des créanciers (dettes résultant d’achats, charges du personnel, assurances sociales, etc. : Différence entre le solde de mon compte collectif créanciers et mes postes ouverts ?
  4. Les comptes de TVA (les comptes doivent correspondre aux diverses rubriques du décompte 
  5. Bouclement des salaires  s’assurer que toutes les corrections ont été apportées dans les salaires du mois de décembre
  6. Réévaluation des monnaies étrangères  vous devez déterminer un cours de change à la date du bouclement provenant notamment de l’AFC pour ensuite comptabiliser des écritures spéciales de différences de change : Comment puis-je établir des écritures de différences de cours ? 

Une fois que ces diverses opérations sont effectuées, vous pouvez effectuer un  bouclement provisoire sur Winbiz. Cela permet de travailler sur l’exercice suivant.

 

Lors d’un bouclement, Winbiz transfère toutes les informations nécessaires au prochain exercice. Dans le cas où vous faites des modifications sur le précédent exercice, ces données ne seront pas reportées automatiquement sur le nouveau. Nous vous conseillons de lancer régulièrement un bouclement provisoire après vos modifications (factures, encaissements, paiements, etc.) afin que vous puissiez les retrouver dans votre nouvel exercice.

 

 Bouclement comptable – les grandes étapes

  1. Procédure de bouclement Winbiz et création du nouvel exercice

Pour créer un nouvel exercice, il faut d’abord clôturer l’exercice précédent. Cette opération effectuera un pré-bouclement de votre dossier comptable courant et ouvrira automatiquement l’exercice suivant avec vos soldes actuels.

Pas de panique, cette opération n’est pas définitive. Winbiz vous permet de réaliser à tout moment des bouclements de votre exercice comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir effectué un bouclement final avant de commencer à travailler sur la nouvelle période.

Voici la procédure qui vous guidera pas à pas pour cette opération : Comment effectuer mon premier bouclement ? (ouvrir ma nouvelle année comptable)

  1. Ecritures post-bouclement 

Vous avez la possibilité de paramétrer Winbiz pour qu’il crée des écritures comptables automatiquement dans le nouvel exercice lors du bouclement. Par exemple, automatiser le virement du bénéfice de l’exercice précédent dans le compte approprié : Quelle(s) écriture(s) dois-je créer après le bouclement ?

  1. Points à contrôler après l’ouverture d’un exercice

Vous avez effectué des modifications comptables sur l’année précédente. De ce fait, lorsque vous travaillez sur le nouvel exercice, certaines données ne correspondent plus à la réalité. Comme vous le verrez dans les articles ci-dessous, la plupart des incohérences entre les soldes au 31 décembre et du 1er janvier peuvent être réglées en effectuant un nouveau bouclement de l’année précédente : Que faire lorsque les soldes de l'exercice précédent sont incorrects lorsque j'imprime un bilan avec comparaison avec l'exercice précédent ?

Gestion commerciale

  1. Numérotation de vos factures

Au début de chaque année, nous conseillons à nos clients de modifier la numérotation de leurs factures. Avoir des documents qui commencent par 2020 ou par 20 peut vous être utile dans les situations suivantes :

  • Vous ne risquez pas d’avoir plusieurs documents avec le même numéro ;
  • Vous pouvez déterminer dans quel exercice la facture a été créée pour savoir si votre facture est dans la rubrique « facture » ou dans la rubrique « soldes initiaux.

Les articles suivants vous expliqueront comment mettre en place une nouvelle numérotation de vos factures ainsi que la marche à suivre dans le cas où la nouvelle numérotation n’est pas correcte dans votre nouvel exercice.

Comment numéroter mes factures sur la nouvelle année ?

Pour quelle raison la numérotation de mes factures débiteurs est-elle incorrecte dans le nouvel exercice ?

  1. Vérification des soldes initiaux

Les soldes initiaux sont des documents dont des factures débiteurs pas encore encaissées et des factures créanciers pas encore payées à la date du bouclement. Toutes ces factures seront ainsi transférées dans les soldes initiaux des modules ventes et achats.

Si des modifications sont faites sur des factures de l’exercice précédent, vous pouvez, lors de la procédure de bouclement, choisir l’option pour la mise à jour automatique de ces documents car il est vivement déconseillé de modifier ou d’annuler dans les soldes initiaux. De plus, vous gagnerez un temps précieux.

Que faire lorsque mes factures débiteurs réglées sur l'exercice précédent apparaissent toujours dans les postes ouverts du nouvel exercice ? 

      6. Confirmation des paiements créanciers hors exercice

Vous avez effectué une série de paiements créanciers à fin décembre qui n’ont été débités qu’au début janvier par votre établissement financier. Winbiz ne vous autorise pas à confirmer les paiements à des dates hors exercice et vous ne pouvez pas les passer en comptabilité générale.

Afin de faire correspondre votre comptabilité à compte bancaire, il faut supprimer ces paiements et les repasser dans le nouvel exercice.  Vous trouverez la démarche dans cet article : Comment faire pour confirmer un paiement créancier sur le nouvel exercice s'il a été passé sur l'exercice précédent ?

Salaires

 A la fin de l’année civile, il est impératif que toutes les corrections sur les salaires soient faites sur décembre. En effet, Winbiz génère les récapitulatifs et documents destinés aux différents organismes.

        7. Calcul et versement du 13ème salaire

La fin de l’année rime souvent avec le versement du 13ème salaire, gratification ou prime à votre personnel. Nous vous proposons un article qui est récapitulatif des deux méthodes qui sont proposées par Winbiz.

Avec la première, vous créez une période supplémentaire dans laquelle vous pourrez calculer un salaire supplémentaire ; la seconde vous décrit comment calculer chaque mois la part du 13ème salaire pour verser le montant net en fin d’année : Comment calculer le 13ème salaire ?

       8. Confirmation des paiements de salaire hors exercice

Dans le cas où vous payez les salaires de décembre au mois de janvier, vous ne pourrez pas comptabiliser le paiement des salaires à une date ultérieure à celle qui correspond à la fin de votre exercice comptable.

Les documents liés aux salaires n’étant pas transférés d’une année à l’autre, il faudra passer par une écriture manuelle en comptabilité générale de votre compte d’attente à votre compte de liquidité.

Pour obtenir de l’aide à ce sujet, vous pouvez vous référer à cet article : Comment faire lorsqu'un salaire de décembre doit être confirmé sur l'exercice suivant ?

      9. Certificats de salaire

Le certificat de salaire est l’un des documents le plus important traitant des salaires pour votre collaborateur qui devra le présenter en déposant sa déclaration fiscale. De votre côté, vous devrez le mettre à disposition aux autorités fiscales.

Dans le point 15 « observations », vous devez y mettre les informations propres à votre entreprise ou secteur d’activité, le taux d’activité de votre collaborateur ainsi que les montants de participation à certaines assurances dont plusieurs rubriques y soient cumulées.

Suivant les directives Swissdec en cours, il n’est pas possible de séparer automatiquement les différents montants se trouvant dans ce point.

Cet article vous explique néanmoins comment vous pouvez le faire manuellement Les montants du point 15 se cumulent, comment puis-je les détailler ? Les montants se cumulent dans le point 15 du certificat de salaire, éléments spéciaux

Avant de transmettre les certificats de salaire à vos collaborateurs, pensez à vérifier l’exactitude des données et des montants. Il se peut que vos salaires se calculent correctement tout au long de l’année mais, qu’au moment du report des informations sur le certificat de salaire, les montants soient incorrects.

Dans la majorité des cas, le problème vient d’un paramètre erroné dans des rubriques utilisées pour les calculs de salaire, dans lesquelles il manque l’information liée au certificat de salaire.

Cet article vous guidera pas à pas dans la résolution de ce type d’erreur  : Pourquoi les montants de mon certificat de salaire ne sont pas corrects ?

Le canton de Genève demande que le certificat de salaire serve également d’attestation-quittance pour les retenues de l’impôt à la source de vos collaborateurs. Ce paramétrage est à effectuer manuellement sur chacun de vos salariés soumis à cet impôt à Genève, en ajoutant le texte nécessaire dans le point des observations du certificat de salaire : Comment imprimer les attestations-quittances de mes salariés pour le canton de Genève ?

La dernière étape liée aux certificats de salaire est leur transmission par voie électronique via Swissdec au service des contributions concerné.

Lorsque vous avez vérifié l’exactitude des montants de vos certificats de salaires, la transmission se fait en 3 clics. Un système de répartition interne se chargera d’envoyer automatiquement les certificats dans les différentes administrations cantonales en fonction des adresses renseignées dans les profils de vos collaborateurs.

Comment envoyer mes certificats de salaires automatiquement par Swissdec ?

Selon la Liste des destinataires Swissdec du 26.07.2019, le canton de Genève n’est pas encore compatible avec la réception électronique des certificats de salaire. L’impression papier et l’envoi par courrier postal est donc toujours nécessaire.

  1. Décomptes d’assurances sociales

Il se peut que vous ayez plusieurs caisses d’assurances sociales affiliées à vos collaborateurs, en fonction de leur activité au sein de votre entreprise. Dans le logiciel Winbiz, vous trouverez alors un décompte par caisse : par exemple, si vous êtes affiliés à 3 caisses AVS, le fichier contiendra au minimum 3 pages différentes. Pensez donc à cliquer sur le bouton suivant si vous remarquez qu’il manque un ou plusieurs de vos collaborateurs sur la première page.

D’autres erreurs fréquentes à ce sujet sont documentées dans cet article

Lorsque je fais l'aperçu du décompte AVS, pourquoi certains salariés n'apparaissent pas ?

  1. Transmission Swissdec

La norme Swissdec 4, en vigueur depuis 6 ans, facilite beaucoup le travail du département des ressources humaines en période de fin d’année. Plus besoin de remplir manuellement les décomptes d’assurances sociales ou d’impôts à la source, les documents statistiques et les certificats de salaire, ni de les envoyer par courrier, Winbiz se charge de le faire pour vous.

Les articles suivants vous expliqueront en détail comment effectuer et valider les transmissions auprès des différents organismes.

Comment utiliser la transmission automatique PIV ?

Comment valider la transmission des décomptes via Swissdec?

A savoir que toutes les caisses ne sont pas encore compatibles avec la norme Swissdec. Tous les détails sont disponibles sur la Liste des destinataires Swissdec (état au 26.07.2019)

  1. Bouclement définitif

Lorsque le bouclement comptable est terminé et approuvé par votre fiduciaire, vous pouvez effectuer pour la dernière fois un bouclement Winbiz. Lors de cette opération, il faudra verrouiller l’exercice afin que personne ne puisse y comptabiliser des écritures.

Winbiz vous offre la possibilité d’imprimer les documents finaux : Quels sont les documents de bouclement créé par Winbiz ? 

Divers

     13. Pour aller plus loin

Vous avez encore des questions ? Pour en savoir plus sur les tâches de fin d’année et     comment les réaliser facilement avec Winbiz, nous vous proposons de consulter les sections suivantes : 

 

 

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