Comment fonctionne la transformation de document ?

Dans une transaction commerciale de vente, chaque document peut être utilisé pour en générer un autre. Par exemple, pour créer une facture à partir d'un bulletin de livraison existant, il vous suffit de transformer le bulletin de livraison en facture.

Transformer un document

  1. Au menu Ventes, sélectionnez le type de document commercial souhaité (par exemple: Bulletins de livraison).
  2. Sélectionnez le document que vous souhaitez transformer
  3. Cliquez sur le bouton Actions
  4. Sélectionnez l'option « Transformer en… »
  5. Dans la fenêtre « Transformation de document », plusieurs options peuvent être modifiées :
    tr1.jpg
    Option Description
    Transformer le document
    Supprimer le document source Si vous cochez cette case, le document source sera supprimé après avoir été transformé.
    Vers
    Adresse Sélectionnez l'adresse à insérer dans le document transformé. Par défaut, c'est l'adresse du document source qui est proposée.
    Type Cette option vous permet de sélectionnez le type de document à générer. La liste déroulante varie si vous transformez un document de vente ou d'achat.
    Date Entrez la date du document à générer.
    Référence Si cette case est cochée, la référence du document source sera insérée dans le document cible. Il est tout à fait possible de modifier manuellement cette référence.
    Message Permet de sélectionner le message qui sera affiché dans le document généré.
    • Message du document cible
    • Message du document source
    • Aucun message
    Stock  Vous pouvez choisir si le document cible influence ou pas le stock.
    • Selon le document source
    • Le document cible n'influence pas le stock
    • Le document cible influence le stock
    Action suivante  Cette option vous permet de définir l'opération réalisée sur le document cible.
    • Aucune
    • Confirmer l'action
    • Ouvrir le document
    • Atteindre le document
    • Atteindre et ouvrir le document
    Classification Cette option vous permet de choisir si vous souhaitez copier ou non le classification du document source vers le document cible.
    Options Utiliser la nouvelle date dans les lignes

    Si vous activez cette option, la date du document généré (définie dans le champ Date) remplacera l'ancienne date dans toutes les lignes du document. Cette date est aussi utilisée pour dater les mouvements de stock.

    Récupérer le n° dans les lignes de document

    Cette option permet de récupérer le numéro du document source dans les lignes d'articles de la facture. Pour afficher les numéros des documents sources dans les lignes d'articles des documents, vous devez activez l'option Activer les n° de bon. 

    Ne pas reprendre les images

    Cochez cette option si vous ne souhaitez pas reprendre l'image sélectionnée dans le document source.
    Division de documents Cette partie s'affiche uniquement lorsque la division de documents est affiché et que les paramètres de division de documents sont entrés dans le document source. Pour plus d'informations, consultez Division de documents.
  6. Cliquez sur OK pour générer le document

Remarque

Lorsque vous transformez un document, par exemple un bulletin de livraison en facture. Dans la colonne Quantité, vous pouvez indiquer la quantité livrée. La colonne Reliquats contient la différence entre la quantité originale et la quantité livrée. La prochaine fois que ce document sera transformé, la valeur par défaut dans la colonne Quantité sera le reliquat. Dans le cas où un document a déjà été transformé et que la quantité a été totalement utilisée, la quantité sera de 0 lors de la prochaine transformation.

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