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Comment importer des écritures depuis un fichier ?

Le module d'importation vous permet d'importer des écritures comptables à partir d'un fichier.

Importer des écritures comptables

  1. Au menu Comptabilité, Écritures
  2. Cliquez sur le bouton « Actions »
  3. Sélectionnez Importer, Exporter puis cliquez sur « Importation standard »
  4. Sélectionnez le format du fichier
  5. Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier à importer
  6. Si nécessaire, sélectionnez la conversion de fichier
  7. Cliquez sur le bouton « Importer »

Format de fichier

Choisissez le format du fichier source. Plusieurs formats sont supportés :

dBase, XBasE

DBF

Délimité avec points-virgules

CSV

Lotus Symphony 1

WRK

System Data Format

SDF

Délimité avec espaces

TXT

Délimité avec virgules et guillemets

CSV

Lotus Symphony 1.1/1.2

WR1

Data Inter change Format

DIF

Délimité avec tabulations

TXT

Lotus 123 1A

WKS

Microsoft Excel 2.0 - 11

XLS, XLSX

Framework II

FW2

Délimité avec virgules

TXT

Lotus 123 2.x

WK1

Microsoft Multiplan 4.01

MOD

Paradox 3.5, 4.0

DB

Délimité avec points-virgules

TXT

Lotus 123 3.x

WK3

Symbolic Link Format

SYLK

RapidFile 1.2

RPD

 

Options

Descriptions

Nom du fichier

Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier à importer

Conversion

Sélectionnez le type de conversion pour l'importation de ce fichier. Les conversions suivantes sont disponibles :

·  Windows (1252)

·  DOS (850)

·  UTF-8 (TXT)

Options

·  Expansion des abréviations : si vous utilisez les écritures prédéfinies dans votre dossier comptable, vous pouvez saisir un code (description courte) dans le libellé de l'écriture à importer. D'office, le code sera remplacé par le texte du libellé. Si vous activez cette option, les comptes débit et crédit ainsi que le montant de l'écriture prédéfinie seront importées à condition que ces informations soient renseignées dans votre fichier. La TVA et l'analytique ne sont pas reprises automatiquement.

·  Importation du premier enregistrement : si la première ligne de votre fichier contient les en-têtes de colonnes, n'activez pas cette option.

·  Archiver après l'importation : cochez cette case pour archiver le fichier après l'importation des écritures. Le fichier sera déplacé dans le répertoire du dossier comptable de la base de données.

Aperçu

Cliquez sur ce bouton pour visualiser les données du fichier importé

Importer

Lance l'importation du fichier. Les écritures non valides sont ignorées. Après l'importation, vous pouvez consulter et corriger les écritures non valides

 

Structure du fichier source

Le fichier source doit être structuré de la manière suivante :

Champ n°

Nom du champ

Description

Types de données

Longueur

Décimales

Contenu du champ

1

Date

Date

Date

10

-

Obligatoire

2

Pièce

N° de pièce

Caractère

10

-

Facultatif

3

Libellé

Libellé

Caractère

100

-

Obligatoire

 

Si l'import concerne une écriture prédéfinie, vous pouvez y mettre son code (description courte). Les éléments repris sont:

·   Le compte débit

·   Le compte crédit

·   Le montant

4

Cpt_debit

Compte débit

Caractère

12

-

Obligatoire

5

Cpt_credit

Compte crédit

Caractère

12

-

Obligatoire

6

Montant

Montant

Numérique

15

2

Obligatoire

7

Journal

Journal

Caractère

1

-

Facultatif, codes admis:

 

d : Divers

s : Salaires

a : Achats

v : Ventes

i : Inventaires

m : Amortissements

o : Soldes initiaux

b : Bouclement

x : A extourner

8

ME_cours

Cours de change

Numérique

12

6

Obligatoire si écriture en ME

9

ME_mnt

Montant ME

Numérique

15

2

Obligatoire si écriture en ME

10

TVA_taux

Taux de TVA

Numérique

5

2

Obligatoire si écriture TVA

 

Remarque : Si ce champ n'est pas rempli, le taux du type de TVA est repris sur la base du contenu du champ 20. Sinon il est repris depuis le compte.

11

TVA_mnt

Montant TVA

Numérique

15

-

Obligatoire si écriture TVA

12

TVA_cpt

Compte touché par la TVA

Caractère

1

-

Obligatoire si écriture TVA, codes admis:

 

d : Compte TVA au débit

c : Compte TVA au crédit

13

TVA_typ

Type de TVA

Numérique

1

-

Obligatoire si écriture TVA, codes admis :

1 : Pas de TVA

2 : TVA due (A Payer)

3 : Impôt préalable

4 : Hors taxe

 

Remarque : Si ce champ n'est pas rempli, le type de TVA est repris sur la base du contenu du champ 20. Sinon il est repris depuis le compte.

14

TVA_meth

 

Méthode TVA au brut ou au net

Numérique

1

-

Obligatoire si écriture TVA, codes admis :

1 : Brut

2 : Net

 

Remarque : Si vous importez des écritures au Net, WinBIZ créera automatiquement une 2ème ligne d'écriture contenant la TVA. Si ce champ n'est pas rempli, la méthode du type de TVA est repris sur la base du contenu du champ 20. Sinon il est repris depuis le compte. En dernier recours, la méthode au Brut est utilisée.

15

TVA_soum

Part soumis TVA en %

Numérique

6,2

-

Facultatif, si cette valeur est omise,  WinBIZ utilise automatiquement 100% de par soumise à la TVA

16

Ecr_monnai

Code monnaie étrangère

Numérique

4

-

Cette colonne est ignorée lors de l'importation.

 

Remarque: La monnaie de l'écriture est définie en fonctions des monnaies des comptes utilisés dans l'écriture.

17

Ecr_monqte

Quantité de monnaie étrangère côtée

Numérique

6

-

Valeur 0 si écriture en monnaie locale seulement.

18

Comment

 

Caractère

80

-

Cette colonne est ignorée lors de l'importation

19

Ecr_ana

Écriture analytique

Caractère

20

-

Numéro du compte analytique, pas de schéma de répartition

20

Ecr_vtcode

Code ou Chiffre TVA

Caractère

20

 

Exemple Code TVA :

<vt_code=xxx> : code du type de TVA

 

Exemple Chiffre TVA:

<vt_number=xxx> : chiffre TVA

 

Remarques générales sur l'importation

  • En principe, le fichier à importer doit contenir tous les champs mentionnés ci-dessus, et l'ordre des colonnes est déterminant.
  • Si vous importez des écritures sans monnaies étrangères ni TVA, vous pouvez créer un fichier ne contenant que les colonnes 1 à 6 (Montant) ou 1 à 7 (Journal).
  • Si vous importez des écritures contenant des monnaies étrangères, créez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 à 9 (Montant ME) ainsi que les colonnes 16 et 17.
  • Si vous importez des écritures TVA, créez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 à 15 (TVA Part soumise). Si vous importez des écritures TVA sans monnaies étrangères, vous devez également inclure les colonnes des monnaies étrangères, même si elles ne contiennent aucune valeur.
  • Les champs facultatifs doivent être présents, mais ils peuvent être vides.
  • Le nom des champs (titres des colonnes) ne détermine pas obligatoirement le contenu. Si vous importez des fichiers dBase (DBF), le nom du champ ne peut pas dépasser 10 caractères, ne doit pas contenir des lettres accentuées, et ne doit pas contenir d'espaces. Exemple: au lieu de "TVA Méthode", utilisez TVA_meth.
  • Certaines applications peuvent générer la valeur NULL. Ce type de valeur n'est pas toujours supporté lors de l'importation. Le seul moyen de savoir si le fichier créé par votre application est utilisable est de le tester. Dans la norme, un champ vide contient donc une chaîne de caractères vide, un champ numérique contient le chiffre zéro, etc.
  • Afin d'éviter des doublons, les écritures sont automatiquement numérotées lors de l'importation.
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